Select Page

Wanneer ik met organisaties samenwerk, zie ik heel vaak de neiging om meteen in de doe-modus te springen. In plaats van even na te denken over de WAT, hebben heel veel zaakvoerders en managementteams de neiging meteen naar de HOE te gaan. En uiteraard is die HOE belangrijk want anders raakt er niks gedaan.

Maar toch is het ook belangrijk om stil te staan bij WAT je als organisatie wil verwezenlijken. Enerzijds na te denken over je strategie, of zoals Simon Sinek het mooi verwoordt na te denken over je WHY. Maar een ander belangrijk aspect hierbij is na te denken over je doelen, wat wil je bereiken. Welke zijn de meetindicatoren die je wil opvolgen zodat je weet dat je goed bezig bent?

Wat zijn Key Performance Indicatoren (KPI)?

Key Performance Indicatoren (KPI’s) zijn de kritische (key) indicatoren van voortgang richting een bepaald resultaat. KPI’s bieden focus voor strategische en operationele verbetering, creëren een analytische basis voor besluitvorming en helpen de aandacht vestigen op wat het belangrijkst is.

Zoals Peter Drucker zei: “Wat je meet, doe je.” Managen met behulp van KPI’s omvat het stellen van doelen en het volgen van de voortgang ten opzichte van dat doel. Laten we wat dieper ingaan op kenmerken van KPI’s. In eerste instantie zijn KPI’s kwantificeerbaar, dit betekent dat ze worden uitgedrukt in cijfers. Een kwalitatieve maatstaf of een subjectief rapport dat beschrijft hoe het gaat, is geen echte KPI. KPI’s volgen de prestaties in de tijd. We hebben het dus niet over een lijst met korte termijn acties. Vragenlijsten of software op zichzelf zijn ook geen KPI’s.

Prestatieniveau van KPI’s

KPI’s zijn van onschatbare waarde om de aandacht van je medewerkers te leggen op wat echt belangrijk is. Managen met KPI’s is erop gericht om de prestaties te verbeteren om zo een doel te bereiken. Waarbij een doel het gewenste prestatieniveau aangeeft.

Vaak worden in de praktijk 3 verschillende kleurcodes gebruikt, met name groen, geel/oranje en rood. Groen geeft aan dat alles goed gaat, geel/oranje geeft het signaal dat er mogelijk een afwijking zit aan te komen en je er goed aan doet om actie te ondernemen en rood geeft aan dat de prestaties beneden niveau zijn.

Leidende of achterblijvende KPI’s

KPI’s kunnen leidend (Leading) of achterblijvend (lagging) van aard zijn. Achterblijvende of lagging indicatoren zijn indicatoren die prestaties uit het verleden aangeven en die zich meestal richten op de lange termijn resultaten die we proberen te bereiken.

Leidende of leading indicatoren voorspellen toekomstig succes. Het is belangrijk om een goed evenwicht te hebben tussen deze indicatoren, omdat je zowel wil weten of je je doelen hebt bereikt en dat de verbeteringen die hebt aangebracht impact hebben op de factoren waarvan je denkt dat ze het toekomstig succes zullen bevorderen.

Hoe KPI’s ontwikkelen en schrijven?

Bij het schrijven of ontwikkelen van een KPI moet je nagaan hoe die prestatie-indicator zich verhoudt tot een specifiek zakelijk doel. KPI’s pas je aan aan je bedrijfssituatie en ontwikkel je om je doelen te bereiken.

Onderstaande tips hou je best in je achterhoofd als je straks je KPI’s vaststelt:

  • Maak strategie meetbaar en gemakkelijker te communiceren en te cascaderen
  • Selecteer en ontwerp prestatie-indicatoren die zinvoller zijn dan brainstormen of benchmarken
  • Zorg voor buy-in van personeel en belanghebbenden
  • Breng de maatregelen op een consistente manier tot leven, gebruikmakend van de juiste gegevens.
  • Ontwerp inzichtelijke en bruikbare rapporten die de discussie richten op verbetering
  • Start steeds met het correct formuleren van je strategie. Als je niet weet wat je probeert te bereiken, is het te vroeg voor KPI’s!

In 6 duidelijke stappen naar sterke en doeltreffende KPI’s

Het werk begint doorgaans met de strategie-eigenaars die de beoogde resultaten verduidelijken en een initiële lijst van strategische initiatieven verfijnen.

1. Beschrijf het verwachte resultaat

Zinvolle maatregelen vereisen duidelijkheid over het beoogde resultaat. Een strategie wordt meestal beschreven in de vorm van abstracte idealen. Meting is specifiek, dus overeenstemming over definities en verwachtingen is van cruciaal belang.

De strategische doelstelling “Productkwaliteit verbeteren”, klinkt misschien als een duidelijk concrete en specifieke doelstelling, maar 1 persoon in het team gelooft dat kwaliteit betekent dat de producten aan bepaalde specificaties voldoen, terwijl een ander kwaliteit definieert in termen van bruikbaarheid of betrouwbaarheid voor de klant na aankoop. Zodra er overeenstemming is bereikt over het beoogde resultaat, is het gemakkelijker om expliciet te definiëren wat te meten.

Ontdek ook waarom helder communiceren goed is voor je bedrijfsresultaten.

2. Begrijp alternatieve metingen

Analyseer hoe resultaten kunnen worden gemeten, door te beginnen met deze vragen:

  1. Kan het beoogde resultaat direct worden gemeten?
  2. Is er een duidelijke manier om het gehele beoogde resultaat in 1 of meerdere metingen vast te leggen?

Als het antwoord op bovenstaande vragen ja is, kan je starten met de zoektocht naar de juiste maatregel. Financiële doelstellingen en doelstellingen met betrekking tot klanten hebben meestal gemakkelijk te identificeren directe metingen. Als “Verhogen van verkoop diensten” een strategische doelstelling is en het beoogde resultaat is dat de verkoopomzet van diensten toeneemt, is de directe meting euro’s uit verkopen.

3. Selecteer de juiste meting voor ieder objectief/doel

Beperk de mogelijke metingen die in de vorige stappen zijn geïdentificeerd en selecteer de definitieve maatregelen die het beste laten zien hoe de strategische prestaties verbeteren, verslechteren of hetzelfde blijven.Kies metingen die betekenis en relevantie hebben.

4. Definieer een index indien nodig (samengestelde metingen)

Als de individueel ontwikkelde meetwaarden bruikbare gegevens opleveren over verschillende dimensies of componenten van het beoogde resultaat, bouw dan een index op, die de verschillende meetwaarden onder één kopje groepeert, om te helpen bij de analyse.

Samengestelde indices zijn het handigst wanneer een enkele maatstaf (indicator) op zichzelf niet zinvol is of geen volledig beeld geeft van de prestaties op een beoogd resultaat of strategische doelstelling. Dit komt vooral voor bij immateriële zaken zoals tevredenheid of loyaliteit, waarbij meerdere indicatoren, die afzonderlijk verschillende dimensies van het beoogde resultaat belichten, kunnen worden gegroepeerd.

5. Zet doelen en drempelwaarden

Het beschrijven van gewenste prestatieniveaus en het bepalen hoe gegevens worden geïnterpreteerd, is net zo belangrijk als het selecteren van de indicator. Deze stap definieert goede en slechte prestaties en bepaalt hoe de gegevens worden gebruikt.

Prestaties zijn gebaseerd op:

  • Doelen,
  • Het gewenste prestatieniveau voor een specifieke
    rapportageperiode
  • Drempelwaarden, t.t.z. de boven- en ondergrenzen
    van de gewenste prestaties rond een streefwaarde

Drempelwaarden creëren de exacte punten waar een indicator groen weergeeft voor goede prestaties, geel/oranje voor voldoende of rood voor slecht.

6. Definieer en documenteer de geselecteerde prestatie-metingen

De Prestatie Indicator Definitie Tabel wordt voor ieder objectief/doel ontwikkeld en documenteert de essentiële informatie van iedere prestatie-indicator.

Dit is een cruciale stap voor de overgang van de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren naar het effectieve gebruik ervan. Ongeacht of je van plan bent om software te gebruiken om je gegevens te beheren of dat je van plan bent om alles manueel te verzamelen en te verwerken, is het belangrijk om de details van de meting te documenteren, zodat de meting consistent wordt berekend en gepresenteerd van rapportageperiode tot rapportageperiode. Die zal zinvolle analyse en conclusies mogelijk maken.

Meer over deze zes stappen met templates kan je downloaden in ons e-book.