Waarom helder communiceren goed is voor je bedrijfsresultaten
Laatst werd ik door een organisatie gevraagd om een scan van hun business te doen. Al jaren stuurden ze de organisatie met behulp van KPI’s en vooral op de harde cijfers, maar nu stelden ze vast dat ze het bedrijf op een andere manier moesten runnen als ze succesvol wensten te blijven.
De problemen die ze vaststelden waren de volgende: competente medewerkers verlieten de organisatie, deze medewerkers gaven aan zich niet langer betrokken te voelen op de organisatie. Zowel middle management als de individuele medewerkers gaven aan dat ze het grotere plaatje misten. Na wat doorvragen, bleek dat er vaak van werd uitgegaan dat mensen bepaalde dingen wisten of konden inschatten wat hun individuele bijdrage was tot het organisatiedoel. Het top management was niet duidelijk geweest in het communiceren van de strategie en de doelstellingen. En hierdoor leek het wel alsof alle lijm binnen de organisatie verdwenen was.
Effectieve bedrijfscommunicatie is essentieel voor het succes van elk bedrijf. Het is de bloedstroom van het bedrijf, het levert de informatie die werknemers nodig hebben om werk gedaan te krijgen en biedt het mechanisme voor het opbouwen en versterken van relaties op het werk.
De impact van slechte communicatie op de werkplek kan over de hele linie worden gevoeld, zeker als deze ook een impact heeft op de klanten. Op individueel niveau voelen de werknemers zich losgekoppeld van het management, zonder dat er een duidelijke richting wordt aangegeven, wat leidt tot een lage tevredenheid, betrokkenheid en prestaties. Op afdelingsniveau houden koninkrijkjes teams tegen om efficiënt samen te werken. Het ontbreken van een duidelijke visie en doelstellingen van de top kan leiden tot ondermaatse prestaties.
Organisaties die geen prioriteit geven aan communicatie en ervoor zorgen dat werknemers verbonden zijn met de bedrijfsdoelstellingen zullen waarschijnlijk een reeks negatieve resultaten ervaren. Ik geef je graag een overzicht van de 6 meest voorkomende problemen wanneer een organisatie haar bedrijfscommunicatie niet ter harte neemt.
#1 Verhoogd personeelsverloop
Het behoud van werknemers is voor iedere organisatie een belangrijke doelstelling, omdat het niet alleen kostbaar is om werknemers te vervangen, maar ook invloed heeft op het vermogen van het bedrijf om zijn klanten te bedienen. Onderzoek schat dat het vervangen van een werknemer tot 3x het salaris van de persoon kan kosten. Aan de andere kant, wanneer bedrijven effectief communiceren, hebben ze 50 procent meer kans om een personeelsverloop te rapporteren dat onder het sectorgemiddelde ligt.
#2 Slechte klantenservice
De klantenservice wordt op twee manieren beïnvloed door slechte communicatie op de werkplek. Ten eerste hebben werknemers niet de informatie die ze nodig hebben om werk van hoge kwaliteit te verrichten, wat behoorlijk nadelig kan zijn voor klantgerichte functies, zoals die van buitendienstmedewerkers.
Ten tweede wordt het lage moreel van de werknemers door de klanten gevoeld tijdens hun interacties en zorgt dit voor een negatieve ervaring.
Wanneer cliënten ontevreden zijn, gaan ze op zoek naar een andere leverancier, wat uw bedrijf geld kost.
#3 Lager aandeelhoudersrendement
Onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven met zeer effectieve communicatieprocessen een totaal rendement voor de aandeelhouders laat zien dat 47% hoger ligt in vergelijking met bedrijven die het minst effectief zijn in het communiceren. Deze hogere aandeelhoudersrendementen worden ook aangevuld met een hogere marktpremie.
#4 Lagere productiviteit van de werknemers
Met slechte communicatie op de werkplek komt er een lagere productiviteit omdat werknemers geen toegang hebben tot de mensen, kennis en middelen die hen helpen hun werk te doen en niet de passie en motivatie hebben om goed te presteren of zelfs de verwachtingen te overtreffen.
#5 Grotere kans op arbeidsongevallen
Slechte communicatie rond gezondheids- en veiligheidsrisico’s is niet alleen gevaarlijk en leidt tot meer letsel en overlijden, maar geeft werknemers ook het gevoel dat het bedrijf zich niet bekommert om het welzijn van zijn werknemers.
#6 Verhoogd ziekteverzuim
De impact van slechte communicatie op de werkplek is vrij significant in de tevredenheid en de betrokkenheid van de werknemers. Wanneer medewerkers de keuze maken om in het bedrijf te blijven, toont onderzoek aan dat in bedrijven waar er slechte communicatieprocessen zijn, medewerkers er veel sneller voor kiezen om zich ziek te melden.
Verbetering van de communicatie op de werkplek
Het valt niet te ontkennen dat slechte communicatie op de werkvloer het resultaat beïnvloedt. Voor bedrijven om concurrerend te blijven, zijn effectieve communicatievaardigheden, -strategieën en -instrumenten een must.
Maar hoe doe je dat nu, de communicatie verbeteren?
Als slechte communicatie een negatieve invloed kan hebben op stressniveaus, deadlines, het moreel, de gezondheid en het eindresultaat, dan kan goede communicatie een positief en genezend effect hebben. Schrijf functie- en projectbeschrijvingen duidelijk op en check in om te vragen hoe het gaat. Maak verstandig gebruik van e-mails en messaging apps. Behandel anderen met de vriendelijkheid waar je op hoopt in ruil daarvoor. Maak een schriftelijke lijst van prioriteiten voor momenten dat er meer werk is dan tijd, en zet misschien elke week tijd opzij om direct in te gaan op problemen op de werkplek en om te brainstormen over oplossingen.
Oefen actieve luistervaardigheid met collega’s en ga uit van de beste bedoelingen van de klant. Creëer een cultuur van het vieren van prestaties en vooruitgang. Zoek, indien nodig, steun bij een bedrijfspsycholoog of communicatieadviseur die uw team communicatie, zelfzorg, actief luisteren en emotionele managementvaardigheden kan aanleren. Vergeet niet dat niemand van ons perfecte communicatieve vaardigheden heeft, maar door het aannemen van een mentaliteit gericht op groei en het bewegen in een positieve richting, kunnen er snel verbeteringen plaatsvinden.
Ik geef nog enkele tips om effectief aan de slag te gaan.
#1 Volg een formeel communicatieproces
Als je communicatie nog niet behandelt als een belangrijke bedrijfsstrategie met resultaat, is het nu tijd om ermee te beginnen. Effectieve communicatie op de werkplek zorgt voor echte resultaten, net als elke andere strategie.
En hoewel niemand zal ontkennen dat communicatie belangrijk is, hebben te veel bedrijven geen formele strategie of proces om dit te garanderen. In een wereld waar bijna 80 procent van het personeel zich nooit in een “kantoor” of in de buurt van hun collega’s bevindt, is dat een echt probleem.
Wanneer een support engineer een probleem heeft dat een collega gemakkelijk kan oplossen met een snelle boodschap, dan leidt toegang tot directe communicatie direct tot bedrijfsdoelstellingen zoals een vermindering van het aantal herhaalbezoeken, een betere servicetijd, een hogere klanttevredenheid en een hogere algehele productiviteit. En dit met slechts één interactie.
#2 Hefboomwerking van technologie
Technologie verandert en verbetert dagelijks. Helaas maken de meeste bedrijven nog steeds gebruik van jaren oude communicatiesystemen. Deze systemen meten zich gewoon niet met de manier waarop we vandaag de dag communiceren.
Er is een trend van vooruitstrevende bedrijven die begrijpen dat de manier waarop we communiceren is veranderd en dit vereist een modern, mobile-first-communicatieplatform. Door gebruik te maken van een communicatiemiddel voor werknemers dat is gebouwd voor de toekomst van het werk, zetten deze bedrijven zich in voor succes, zowel vandaag als in de toekomst.
#3 Gebruik medewerkersinput
Binnen jouw formele communicatieproces moet de nadruk liggen op het stimuleren van de feedback van medewerkers, zowel positief als negatief. Het belang van feedback van medewerkers is tweeledig: het kan echte inzichten verschaffen in hoe bedrijfsprocessen kunnen worden verbeterd en hoe medewerkers zich gewaardeerd en verbonden kunnen voelen met de bedrijfsdoelstellingen.
Terwijl het peilen van het veld een effectieve manier kan zijn om uit te vinden hoe uw personeel zich voelt, is het nog beter om gewoon in contact te zijn met wat er dagelijks met jouw medewerkers gebeurt. Wanneer je inzicht hebt in wat er echt gebeurt in het veld, waar medewerkers mee worstelen en waar kansen liggen, kan je de ervaringen van medewerkers proactief in jouw beslissingen verweven.
Het opnemen van deze ervaringen betekent dat je tekortkomingen kunt verbeteren terwijl je een bedrijfscultuur creëert waarin iedereen zich gewaardeerd en gehoord voelt.
#4 Focus op continue verbetering
Het verbeteren van je bedrijf is geen eenmalig iets, het moet continu zijn terwijl je leert en groeit. Om manieren te vinden om de interne communicatie te verbeteren, moet je KPI’s opzetten en de effectiviteit meten.
Kies de statistieken die voor jouw bedrijf het belangrijkst zijn. Identificeer vervolgens de communicatieveranderingen die moeten plaatsvinden en houd de statistieken bij om te zien of ze verbeteren.
#5 Gezichtsveld van de werknemer
Bedrijven met zeer effectieve communicatiepraktijken maken er een punt van om het “grote geheel” te communiceren naar de werknemers en hen te helpen begrijpen hoe hun acties de bottom-line resultaten beïnvloeden. Het creëren van dit gevoel om volledig verbonden te zijn met wat er in het bedrijf gebeurt, bevordert de betrokkenheid van de werknemers, en als gevolg daarvan de financiële prestaties.
Uit een studie van McLean & Company bleek dat organisaties met zeer betrokken werknemers een gemiddelde driejarige omzetgroei van 20,1 procent hadden, tegenover de gemiddelde omzetgroei van 8,9 procent.
Bovendien kwam uit een Gallup-onderzoek dat organisaties met een hoger niveau van werknemersbetrokkenheid de volgende resultaten hebben:
– 10 procent hogere klantencijfers
– 21 procent meer productiviteit
– 22 procent meer winstgevendheid
– 22 procent hoger dan gemiddeld aandeelhoudersrendement
De manier waarop bedrijven omgaan met de betrokkenheid van werknemers is erg belangrijk, maar de meeste bedrijven schieten hierin tekort. Het communiceren van het grote geheel tijdens kwartaal- of jaarvergaderingen is gewoonweg niet frequent genoeg, en e-mails en nieuwsbrieven worden niet gelezen.
Technologie kan een regelmatige top-down communicatie mogelijk maken die de werknemers verbonden en betrokken houdt, via de mobiele apparaten die ze al hebben. Of het nu gaat om het delen van een boeiende video van de CEO, het doorgeven van een nieuwe procedure aan het hele bedrijf of het sturen van een belangrijke veiligheidswaarschuwing – transparante, real-time communicatie stimuleert de betrokkenheid van werknemers en geeft hen de kennis die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
Samenvattend:
Ik geloof in de kracht die communicatie heeft bij het transformeren van jouw bedrijf. En gelukkig is er veel dat technologie dat je hierbij kan helpen.
Houd daarbij de volgende punten in gedachten:
- Creëer een gedocumenteerd communicatieplan dat gekoppeld is aan de bedrijfsdoelstellingen
- Maak gebruik van nieuwe technologie om de teamcommunicatie te vergemakkelijken en medewerkers te versterken. Maar overdrijf niet en implementeer geen 100 verschillende tools.
- Focus op transparante top-down communicatie om medewerkers in contact te brengen met de bedrijfsdoelstellingen
Boek vandaag jouw Optimalisatiescan
Stel jij ook vast dat je vandaag de aansturing van jouw organisatie over een andere boeg moeten gooien om succesvol te blijven? Besef je dat de “oude manier” van enkel sturen op harde cijfers niet voldoende is, maar dat je meer zal moeten inzetten om communicatie en verbondenheid?
Ik kan jou, door middel van mijn Optimalisatiescan, inzicht geven op de belangrijkste verbeterpunten binnen je organisatie. En ik geef je meteen een actieplan waarmee je aan de slag kan!
Interesse? Boek dan snel een kennismakingsgesprek!