De herstructurering van een bedrijf is net zo éénvoudig als een staatshervorming. Het is dan ook geen wonder dat het reorganisatieproces van een bedrijf zonder de juiste planning heel verkeerd kan aflopen. Het is zelfs niet ondenkbaar dat het senior management het hele bedrijf op papier reorganiseert, met slechts een oppervlakkige inbreng van HR, vervolgens de reorganisatie aankondigt in een bedrijfsbrede vergadering of e-mail, om dan, wanneer er paniek en verwarring ontstaat, verward en verontwaardigd te reageren op de reacties van hun werknemers.
Een bedrijfsreorganisatie moet met gevoel, strategie en een vooruitziende blik worden uitgevoerd. Als je van plan bent om het werk en de processen van een heel bedrijf te hertekenen, is planning en communicatie de sleutel tot succes.
Om ervoor te zorgen dat een reorganisatie haar maximaal potentieel bereikt en de ellende tot een minimum te beperkt wordt, gebruik ik een 5-stappen-proces. Dit proces is absoluut geen ‘rocket science’, het is net, en daar ben ik heel trots op, super-simpel. Maar ik weet wel dat bedrijven die deze systematische aanpak volgen hun reorganisatie met glans doorstaan.
Stap 1: Start met je bedrijfsstrategie
Het eerste onderdeel van de reorganisatiestrategie van een bedrijf is bepalen waarom het senior management de beslissing tot reorganisatie in de eerste plaats heeft genomen. Zonder inzicht in de nieuwe richting die het bedrijf uitgaat of zonder het probleem te definiëren dat het bedrijf hoopt op te lossen, is er niets om het reorganisatieproces te leiden en is er geen manier om het succes ervan te meten.
De bedrijfsstrategie zal je wapenen met de doelstellingen of criteria waaraan je met dit bzult moeten voldoen.
Een reorganisatie is geen esoterisch streven, maar een bedrijfsinitiatief zoals elk ander – vergelijkbaar met een marketingcampagne, een productlancering of een investeringsproject. Je moet dus beginnen met het definiëren van de voordelen, de kosten en de tijd die nodig is om te leveren. Vergeet niet dat de kosten niet alleen die van de werknemers en consultants zijn die bij de reorganisatie betrokken zijn; ze omvatten ook de menselijke kosten van verandering en de verstoring die het in jouw bedrijf kan veroorzaken.
Het lijkt misschien een kwestie van gezond verstand om kosten en baten af te wegen, maar onderzoek laat zien dat slechts 15% van de leidinggevenden gedetailleerde zakelijke doelen voor hun reorganisaties stelt, en dat 17% van de reorganisaties wordt gelanceerd in een opwelling van een leidinggevende of omdat het leiderschapsteam gelooft dat het bedrijf moet worden opgeschud – redenen die meestal tot problemen leiden. Zowel het doel van de reorganisatie als het proces om deze uit te voeren moeten zo eerlijk, transparant en redelijk mogelijk zijn. Dat is niet alleen goed voor je werknemers, maar het maakt het ook veel waarschijnlijker dat ze jouw ideeën zullen accepteren, steunen en verbeteren.
Stap 2: Begrijp de huidige zwaktes en sterktes
Geen enkele chirurg zou een patiënt opereren voordat hij of zij tests heeft gedaan en een diagnose heeft gesteld. En bij het wegsnijden van een tumor zou hij of zij voorzichtig te werk gaan om te voorkomen dat gezond weefsel wordt verwijderd. Zo zou het ook moeten zijn met een reorganisaties. Helaas wordt deze stap vaak overgeslagen, wat betekent dat veranderingen in het beste geval geen effect hebben en in het slechtste geval eerdere sterke punten ondermijnen.
Met de strategie in het achterhoofd, moet je dus nagaan waar jouw huidige organisatiestructuur faalt om de bedrijfsdoelstellingen te halen en waar ze wel werkt.
Een deel van dit evaluatieproces van de organisatiestructuur zou het verzamelen van feedback moeten zijn. Te veel bedrijven maken reorganisatieplannen zonder rekening te houden met de mensen die getroffen zullen worden door zowel afdelings- als bedrijfsherstructureringsplannen. Jouw werknemers hebben vaak waardevolle inzichten in wat niet werkt en wat je zou moeten blijven doen – het is aan jou om die inzichten te verzamelen en ze op te nemen in het reorganisatieproces van jouw bedrijf.
Het is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Zonder het gevoel dat hun zorgen en ideeën serieus worden genomen en echt anoniem zijn, zullen jouw werknemers terughoudend zijn in het geven van feedback over een bedrijfsherstructurering. Het is aan jou om een veilige omgeving te creëren waarin werknemers het gevoel hebben dat hun mening wordt gewaardeerd. Overweeg een anonieme enquête uit te sturen om te vragen wat ze zouden veranderen en hoe ze een bedrijfsreorganisatie zouden aanpakken. Een perfecte tool hiervoor is de Appreciative Inquiry (hierover in een latere blog meer).
Het is ook belangrijk om te luisteren naar de belangrijkste belanghebbenden in het planningsproces van de reorganisatie en om zwaar te leunen op HR. Als je bij HR werkt, vergeet dan niet om nuances in de bedrijfsherstructurering aan te brengen die speciale goedkeuring en aandacht vereisen. Vakbondsovereenkomsten, arbeidscontracten, werkaanpassingen, enz. moeten allemaal door de juiste partijen worden goedgekeurd.
Zorg ervoor dat je de voordelen van een mogelijke herstructurering afweegt tegen het risico, waaronder werknemers die vertrekken als gevolg van organisatorische veranderingen. Als het probleem niet kan worden opgelost met een reorganisatie, probeer het dan niet. Het is verspilde moeite en een mogelijk verlies voor jouw bedrijf.
3. Overweeg jouw opties en ontwerp een nieuwe structuur
Na het bepalen van het probleem met de huidige bedrijfsorganisatiestructuur, het verzamelen van feedback van werknemers en belangrijke stakeholders, en het overwegen van alle bestaande functies, is het tijd om een nieuw organisatiemodel te creëren.
Houd in gedachten dat dit nieuwe geherstructureerde model slechts een eerste ontwerp is: Het zal en moet veranderen voordat het wordt geïmplementeerd. Deze nieuwe organisatiestructuur moet het volgende omvatten:
– De verticale en horizontale lijnen van autoriteit
– Een indicatie van wie formele beslissingen zal nemen binnen afdelingen
– Kenmerken van werknemers, met inbegrip van vaardigheden en ervaring
– De definitie en verdeling van functies over de organisatie en de relaties tussen die functies
Overweeg de voor- en nadelen van verschillende soorten organisatiestructuren: hiërarchisch, horizontaal, matrix, enz.
Een veelgemaakte fout bij deze stap is dat men zich concentreert op hoe de organisatie eruit ziet (bijvoorbeeld de rapportagestructuur) en vergeet hoe zij werkt (management- en bedrijfsprocessen en -systemen; en de aantallen, capaciteiten, denkwijzen en gedragingen van haar mensen). Mijn ervaring is dat dit laatste meestal belangrijker is dan het eerste.
UIteindelijk moet je expliciet kiezen uit een aantal opties over hoe je jouw organisatie precies wilt herstructureren. Elke oplossing heeft zijn keerzijden; alleen door alternatieven af te wegen kan je zien wat je zou kunnen winnen en wat je zou kunnen verliezen. Te vaak realiseren leiders zich pas laat dat ze iets gemist hebben in het oorspronkelijke ontwerp. Als ze erop staan om het later toe te voegen, kan het bedrijf eindigen met ontwerp dat de effectiviteit van de nieuwe organisatie vermindert en het leven van mensen onnodig compliceert.
Terwijl je de opties binnen jouw bedrijfsreorganisatieproces overweegt, is de beste manier om de lay-out en de onderlinge afhankelijkheden van jouw nieuwe structuur te zien, het maken van een organogram.
Probeer geen bedrijfsreorganisatie uit te voeren zonder een visueel hulpmiddel om de werknemers duidelijk te maken welke actie je wil ondernemen en alle partijen op één lijn te houden.
Stap 4: Zorg voor de juiste bedrading
Na stap 3 laten de meeste management teams het afweten en vertrouwen ze erop dat hun teams de details van de nieuwe organisatie en het overgangsplan afhandelen. Externe adviseurs zijn meestal ook op dit punt klaar met werken. Toch heb ik herhaaldelijk vastgesteld dat stap 4 het moeilijkste deel van de reorganisatie is om goed uit te voeren. Het geheim zit hem in het kennen van alle elementen die moeten veranderen en het plannen van de veranderingen in de juiste volgorde. Je moet bijvoorbeeld nieuwe functiebeschrijvingen opstellen voordat de functies kunnen worden ingevuld, en ze moeten worden ingevuld voordat je begint met het verplaatsen van locaties, mogelijk naar andere landen. Zo moet je het eens worden over hoe jouw winst-en-verliesrekening zal worden beheerd voordat je kosten en inkomsten kunt toewijzen, en pas dan kan je de vereiste IT-veranderingen ontwerpen, ze testen en ze uiteindelijk implementeren. Dit alles kost moeite, en als je op een bepaald gebied van het gedetailleerde ontwerp iets over het hoofd ziet – structurele veranderingen, processen en systemen, of mensen – kan je de hele reorganisatie ophouden of tot de ontdekking komen dat jouw nieuwe organisatie halfslachtig van start is gegaan. In veel gevallen is de organisatie wel veranderd, maar de systemen (met name de P&L) niet, en blijven leiders achter in een snelle auto zonder stuur of motor.
Stap 5: Start, leer en stuur bij
Hoeveel denkwerk en voorbereiding je ook in een reorganisatie steekt, het is onrealistisch om te verwachten dat het vanaf het begin perfect zal werken. Vergeet niet dat verandering moeilijk kan zijn – geef werknemers wat tijd om zich aan te passen aan de herstructurering om de effecten ervan goed te kunnen inschatten. Dat betekent niet dat je 180 graden moet draaien in het ontwerp zodra je een probleem tegenkomt. Maar je moet wel iedereen aanmoedigen om de kinderziektes van de nieuwe organisatie te ontdekken en aan te wijzen, openlijk te discussiëren over oplossingen en zo snel mogelijk de juiste oplossingen te implementeren, in lijn met de logica van je oorspronkelijke plannen. Denk terug aan jouw bedrijfsstrategie, en maak aanpassingen als de nieuwe organisatiestructuur nog steeds niet voldoet aan jouw uiteindelijke doelstellingen
Communicatie, communicatie, communicatie
Ik vermeld communicatie zeer bewust niet als een aparte stap, omdat het zo een cruciaal onderdeel is van het hele reorganisatietraject. En helaas ook een onderdeel wat vaak stiefmoederlijk wordt behandeld.
Overval jouw werknemers niet op de verandering. Maak van communicatie en transparantie de hoogste prioriteit tijdens het reorganisatieproces van jouw bedrijf.
Enkele tips:
– Plan de communicatie over alle stappen van de reorganisatie. Begin met transparante informatie: wat gaat er gebeuren, wanneer, en op wie heeft het invloed. Probeer mensen pas enthousiast te maken als duidelijk is wat ze gaan doen (in stap 4). Als je het eerder probeert, zullen ze niet luisteren, en kom je afstandelijk over.
– Richt jouw communicatie op onderwerpen die belangrijk zijn voor jouw mensen, niet alleen voor jou. Jammer genoeg zullen weinig van jouw werknemers evenveel geven om ROI als u. Je moet iets vinden over de verandering dat hen motiveert.
– Zorg ervoor dat de communicatie persoonlijk verloopt, niet alleen via e-mails. Al te vaak komen jouw zorgvuldig opgestelde e-mails niet verder dan de inbox van jouw direct reports. Zorg ervoor dat jouw leiders de praktische aspecten van de reorganisatie uitleggen aan hun personeel en de vragen van werknemers beantwoorden.
– Communicatie moet tweerichtingsverkeer zijn. Dit geldt vooral voor de stappen 4 en 5, wanneer je probeert de details van de reorganisatie in orde te krijgen en ervoor te zorgen dat deze goed werkt. Feedback ter plaatse van jouw personeel is essentieel.
Begin nu met het plannen van jouw bedrijfsreorganisatie
Als leider zet jouw houding ten opzichte van de reorganisatiestrategie de toon voor hoe deze door jouw medewerkers zal worden ontvangen. Als je enthousiast bent over de reorganisatie, zal dat enthousiasme weerspiegeld worden in alle betrokkenen tijdens het reorganisatieproces. Als je negatief bent, verwacht dan dat de betrokkenen wantrouwig en misschien zelfs vijandig zullen zijn.
Het komt erop neer dat een bedrijfsherstructurering voor iedereen een nieuwe start kan betekenen; het kan een bedrijf nieuw leven inblazen, werknemers nieuw leven inblazen, en een grotere loopbaangroei mogelijk maken.
Als je een reorganisatie overweegt, ben je het aan jouw aandeelhouders en werknemers verplicht om een rigoureus proces te volgen in plaats van maar aan te modderen, zoals, helaas, veel leiders doen. Je zal betere beslissingen nemen, jouw mensen meer betrokken en geëngageerd houden, en meer waarde creëren. Maar planning en communicatie zijn de sleutel: begin vroeg met jouw reorganisatieproces en betrek iedereen erbij.
Wil je graag meer info over het opstellen van een succesvol reorganisatieplan, neem dan hier contact met me op!